Oralink

Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma Oralink

Versión 2.1.0 · Vigente desde el 8 de junio de 2026 · República de Colombia

Estos Términos y Condiciones de Uso (en adelante, los “Términos”) regulan el acceso y uso de la plataforma de software “Oralink” (en adelante, la “Plataforma”), operada por Geronimo López Sánchez, persona natural comerciante, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. 1.100.950.505 de Bogotá, con domicilio en Bogotá, dirección de notificaciones Calle 48A # 6-44, Edificio Toledo 48, Bogotá, correo electrónico oralinkclinic@gmail.com (en adelante, “Oralink” o el “Operador”), titular de la marca y del software “Oralink”.

Naturaleza del Operador. Oralink no es una persona jurídica ni una sociedad: es un establecimiento de comercio operado por la persona natural Geronimo López Sánchez como comerciante persona natural. En consecuencia, las obligaciones derivadas de la Plataforma las asume Geronimo López Sánchez a título personal como comerciante.

Al registrar una clínica, activar una cuenta de personal o utilizar cualquier funcionalidad de la Plataforma, el usuario declara que ha leído, comprende y acepta estos Términos en su integridad. Si no está de acuerdo, debe abstenerse de usar la Plataforma.

1. Definiciones

  • Clínica: la persona natural o jurídica prestadora de servicios de salud odontológica o radiológica oral que contrata la Plataforma. Actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus pacientes y de su personal.
  • Personal / Usuario: la persona vinculada a la Clínica a quien esta crea una cuenta para operar la Plataforma, con uno de los roles definidos en la Cláusula 6 (administrador de clínica, auxiliar o doctor).
  • Paciente: la persona titular de los estudios radiológicos y de la historia clínica gestionados por la Clínica. El Paciente no tiene cuenta ni usuario en la Plataforma; accede a sus estudios, cuando la Clínica lo decide, mediante un enlace temporal de exámenes (Cláusula 8).
  • Estudio: el conjunto de imágenes radiológicas, archivos y registros odontológicos asociados a un Paciente.
  • Datos del Cliente: toda información, imagen, historia clínica y dato personal que la Clínica o su Personal carguen o gestionen en la Plataforma.

2. Objeto y descripción del servicio

Oralink es una plataforma de software como servicio (SaaS), de uso B2B (negocio a negocio), que provee a clínicas odontológicas y centros de radiología oral en Colombia un entorno seguro para almacenar, organizar, visualizar, compartir y respaldar estudios radiológicos dentales y la información administrativa asociada.

La Plataforma actualmente permite, según el plan contratado y la configuración de cada Clínica:

  • Gestión de estudios radiológicos: carga, almacenamiento y organización de imágenes en formatos radiológicos odontológicos, incluyendo radiografía panorámica, periapical, cefalométrica, tomografía computarizada de haz cónico (CBCT), fotografía clínica e informes en PDF.
  • Visor de imágenes: visualización de los estudios en el navegador, con cortes en dos dimensiones (2D) y, cuando la Clínica habilita esta función, reconstrucción tridimensional (3D) de estudios CBCT.
  • Registros de pacientes: creación y gestión de las fichas e historia clínica de los pacientes de la Clínica.
  • Módulo administrativo y contable: gestión de facturación, recibos, gastos, servicios odontológicos y asientos contables de la Clínica.
  • Operación multiclínica con control de acceso por rol (RBAC) y aislamiento de la información entre clínicas.
  • Entrega de estudios mediante enlace temporal (“share-link”) para que el paciente o un tercero autorizado por la Clínica acceda a un examen sin necesidad de cuenta.
Alcance real y uso previsto. Oralink es una herramienta de gestión y visualización de imágenes radiológicas. No constituye un dispositivo médico, no emite diagnósticos ni interpreta los estudios, y no reemplaza el criterio del profesional de la salud. Su uso previsto es exclusivamente el almacenamiento, organización, visualización y entrega de estudios, como apoyo al odontólogo tratante. La interpretación y las decisiones clínicas son responsabilidad exclusiva del profesional de la salud tratante y de la Clínica (Cláusula 9).
Funciones asistidas por inteligencia artificial. Cuando la Plataforma ofrezca funciones asistidas por inteligencia artificial (por ejemplo, ayudas a la redacción de informes), sus resultados son borradores de apoyo, no diagnósticos, que el profesional de la salud debe revisar, corregir y validar bajo su entera responsabilidad antes de cualquier uso clínico. Oralink no garantiza la exactitud de dichos resultados ni asume responsabilidad clínica alguna sobre ellos.

3. Registro, cuentas y planes

3.1. El uso de la Plataforma requiere la contratación de un plan por parte de la Clínica y la creación de cuentas para su Personal. La Clínica es responsable de la veracidad de los datos que suministra al registrarse.

3.2. Planes y precios. Las condiciones comerciales —plan contratado, alcance de funcionalidades, límites de almacenamiento y precio— son las informadas por Oralink al momento de la contratación y/o publicadas en los canales oficiales de Oralink. Oralink podrá modificar sus planes y tarifas a futuro, comunicándolo a la Clínica con antelación razonable; los cambios de precio no aplican retroactivamente al período ya pagado.

3.3. Pago. La Clínica se obliga a pagar el valor del plan en la periodicidad y por los medios acordados. La falta de pago habilita a Oralink a aplicar la suspensión prevista en la Cláusula 5.

3.4. Cuentas del Personal. La Clínica crea y administra las cuentas de su Personal. Cada usuario es responsable de la custodia de su contraseña y de toda actividad realizada con su cuenta. Las credenciales son personales e intransferibles.

4. Rol de Oralink frente a los datos (protección de datos personales)

4.1. Respecto de los datos personales de los pacientes y del personal de la Clínica, Oralink actúa como Encargado del Tratamiento y la Clínica como Responsable del Tratamiento, en los términos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015). El régimen de este tratamiento se rige por el Contrato de Transmisión de Datos Personales (DPA) que la Clínica acepta al activar su cuenta, el cual prevalece sobre estos Términos en materia de protección de datos.

4.2. Respecto de los datos propios de la relación comercial B2B (datos de contacto del personal administrativo de la Clínica, facturación y leads), Oralink actúa como Responsable del Tratamiento, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en oralinkclinic.com/privacidad.

4.3. Propiedad de los datos. Los Datos del Cliente son y seguirán siendo de la Clínica y de sus pacientes. Oralink no adquiere derecho de propiedad alguno sobre ellos y no los tratará para fines propios ni distintos de la prestación del servicio. A la terminación, la Clínica podrá exportar sus datos en los términos del DPA.

5. Disponibilidad, mantenimiento, suspensión y nivel de servicio (SLA)

5.1. Disponibilidad. Oralink realiza esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma disponible de forma continua. No garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. Pueden existir ventanas de mantenimiento programado (que se procurará avisar con antelación) e interrupciones por causas externas o de fuerza mayor (fallas de proveedores de infraestructura, conectividad, energía, ataques informáticos, entre otras).

5.2. Compromiso realista. Por encontrarse la Plataforma en etapa temprana y ser operada por una persona natural, Oralink no ofrece un porcentaje contractual de tiempo en línea (uptime) ni tiempos de respuesta garantizados. El soporte se presta por los canales oficiales de Oralink en horario hábil y con la mejor diligencia posible. Cualquier nivel de servicio reforzado deberá pactarse por escrito y de forma específica.

5.3. Preservación de la integridad de los estudios. Sin perjuicio de lo anterior, Oralink aplica respaldos y medidas dirigidas a preservar la integridad y disponibilidad de los estudios e historia clínica conforme a la normativa de conservación de historia clínica.

5.4. Suspensión. Oralink podrá suspender total o parcialmente el acceso de una Clínica cuando: (i) exista mora en el pago; (ii) se detecte un uso que infrinja estos Términos, la ley o la seguridad de la Plataforma; o (iii) lo ordene una autoridad competente. Salvo riesgo de seguridad o mandato de autoridad, la suspensión por mora se precederá de un aviso. Durante la suspensión por mora, Oralink conservará los Datos del Cliente y permitirá su exportación conforme al DPA.

5.5. Fuerza mayor y caso fortuito. Oralink no será responsable por el incumplimiento o retraso en sus obligaciones cuando obedezca a causas de fuerza mayor o caso fortuito, esto es, hechos imprevisibles e irresistibles ajenos a su control, incluyendo de forma enunciativa: fallas, interrupciones o suspensiones de los proveedores de infraestructura en la nube de los que depende la Plataforma (entre otros, Supabase, Vercel y Modal); cortes de energía o de conectividad; ataques informáticos, intrusiones o eventos de ciberseguridad; pandemias; desastres naturales; conmoción interna; y actos, órdenes o restricciones de autoridad competente. Durante la vigencia del evento, las obligaciones afectadas quedarán suspendidas, sin que ello genere indemnización a cargo de Oralink. Esta cláusula no exonera a la Clínica de las obligaciones de pago ya causadas con anterioridad al evento.

6. Roles del Personal y uso aceptable

6.1. La Plataforma opera con los siguientes roles, con permisos diferenciados:

  • Administrador de clínica (clinic_admin): administra su clínica —crea y gestiona personal, doctores, pacientes, estudios y el módulo contable—, limitado a su propia clínica.
  • Auxiliar (auxiliary): realiza la operación diaria (crear pacientes y doctores, subir estudios) en su clínica, sin gestionar cuentas administrativas.
  • Doctor: acceso de solo lectura a los pacientes y estudios que le correspondan.
  • Super administrador (super_admin): rol de operación técnica de Oralink, con acceso de administración de la Plataforma.

6.2. Uso aceptable. El Personal se obliga a: (i) acceder únicamente a la información que le corresponda según su rol y la asignación de la Clínica; (ii) no intentar acceder a datos de otras clínicas o pacientes ni eludir los controles de seguridad; (iii) no compartir credenciales; (iv) usar la Plataforma con fines lícitos y conforme a su habilitación profesional; (v) reportar de inmediato cualquier acceso no autorizado o incidente de seguridad. El incumplimiento habilita la suspensión de la cuenta sin perjuicio de las acciones legales.

7. Confidencialidad y secreto profesional

El uso de la Plataforma está sujeto al secreto profesional médico (Ley 23 de 1981) y a las normas de manejo y conservación de la historia clínica(Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y demás normas que la modifiquen o sustituyan). El Personal se obliga a no divulgar información clínica a terceros no autorizados y a tratarla con la reserva que la ley impone.

8. Enlace temporal de exámenes (share-link)

8.1. La Clínica puede generar un enlace temporal para que un paciente o un tercero por ella autorizado acceda a un examen específico sin necesidad de cuenta. El enlace tiene vigencia limitada y queda inhabilitado al vencer.

8.2. La decisión de compartir un estudio y con quién es exclusiva de la Clínica, como Responsable del Tratamiento. Quien recibe el enlace se obliga a usarlo de forma personal y a no reenviarlo a terceros no autorizados; la información es confidencial y está protegida por el secreto profesional y la Ley 1581 de 2012.

9. Limitación de responsabilidad

9.1. No responsabilidad clínica. Oralink provee una herramienta tecnológica. No es responsable del contenido clínico ingresado, de la interpretación de los estudios, ni de las decisiones diagnósticas o de tratamiento, que competen exclusivamente al profesional de la salud tratante y a la Clínica.

9.2. Daños excluidos. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, Oralink no responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad o perjuicios consecuenciales derivados del uso o imposibilidad de uso de la Plataforma.

9.3. Tope de responsabilidad B2B. La responsabilidad contractual total de Oralink frente a la Clínica, por cualquier concepto y en cualquier período de doce (12) meses, se limita al valor efectivamente pagado por la Clínica a Oralink en ese período.

9.4. Límite legal indelegable. Las limitaciones de esta cláusula no aplican a la responsabilidad que la ley declara indelegable, en particular la responsabilidad solidaria del Encargado frente al Titular en materia de protección de datos (art. 25 in fine del Decreto 1377 de 2013) ni a los daños causados por dolo o culpa grave.

10. Propiedad intelectual

El software, la marca “Oralink”, la interfaz, el código y la documentación son de propiedad de Geronimo López Sánchez y están protegidos por las normas de propiedad intelectual. La contratación del servicio otorga a la Clínica una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, durante la vigencia del plan. Nada en estos Términos transfiere la propiedad del software a la Clínica. Los Datos del Cliente quedan excluidos de esta cláusula y pertenecen a la Clínica y a sus pacientes (Cláusula 4.3).

11. Modificaciones a los Términos

Estos Términos pueden actualizarse. Toda modificación sustancial constituye una nueva versión, identificada con número y fecha de vigencia. Las versiones anteriores se conservan. Cuando la actualización sea relevante, se avisará al Personal al ingresar y/o a la Clínica por los canales de contacto, y podrá requerirse la aceptación de la nueva versión para continuar usando la Plataforma.

12. Terminación

12.1. La Clínica puede terminar la relación conforme a las condiciones comerciales pactadas. Oralink puede terminar por incumplimiento grave o reiterado de estos Términos, previo aviso cuando sea posible.

12.2. A la terminación, aplican las reglas de devolución, exportación y supresión de datos del DPA, incluida la conservación de la historia clínica por los plazos legales.

13. Ley aplicable y resolución de disputas

13.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

13.2. Las Partes intentarán resolver de manera directa cualquier controversia dentro de los treinta (30) días siguientes a su surgimiento. De no lograrse acuerdo, la controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia competentes en el domicilio del Operador (Bogotá), sin perjuicio de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos y de la Superintendencia Nacional de Salud cuando aplique.

14. Contacto

  • Operador: Geronimo López Sánchez — Oralink
  • Correo: oralinkclinic@gmail.com
  • WhatsApp / teléfono de soporte: +57 310 398 9560
  • Política de datos: oralinkclinic.com/privacidad